Koen van der Zwan – Kwaliteitsmanager

Koen van der Zwan is kwaliteitsmanager van KlasseStudent. Naast zijn eigen regio Arnhem/Nijmegen begeleidt hij de regio’s Enschede, Eindhoven, Tilburg, Den Bosch, Rotterdam, Zwolle en Maastricht. In deze regio’s werken allemaal parttime managers. Vanwege de groei binnen KlasseStudent ondersteunt Koen deze parttimers. Hij heeft een aantal managers zelf ingewerkt en is een vraagbaak voor hen.  

Hoe ziet een werkweek van Koen eruit? 

In principe werkt Koen 40 uur per week, maar er zijn rustige periodes en piekmomenten, zoals hij het zelf noemt. “Vanaf half oktober tot begin december en na de kerstvakantie krijgen we veel nieuwe aanvragen binnen van scholen. Ik werk in principe twee tot drie dagen voor mijn eigen regio Arnhem/Nijmegen. Ik ga langs bij scholen en zorg dat studenten goed voorbereid aan hun eerste dag beginnen. Ik manage de regio samen met mijn collega’s en doe de acquisitie.”  
 
Koen is proactief in het werven van scholen. Ook gaat hij langs bij huidige klanten die een extra dienst willen. Twee andere dagen werkt hij voor de overige regio’s. Hij ondersteunt o.a. de managers in het onderhouden van contacten met scholen en legt bepaalde online programma’s uit.  
 
Een dag in de week is Koen bezig met aanbestedingen. Aanbestedingen zijn voorgenomen opdrachten die door scholen bekendgemaakt worden. Zulke organisaties kunnen redelijk goed inschatten wat er qua uitval van personeel te verwachten is in een bepaalde periode. Door middel van een aanbesteding spreekt de organisatie een verwachting uit over welke problemen zij tegen zullen komen. De vraag vanuit de organisatie is “wie wil ons helpen deze problemen op te lossen als het zover is?” Het is Koens taak ervoor te zorgen dat we van deze aanbestedingen op de hoogte zijn en eruit te filteren wat interessant is voor KlasseStudent.

“Ik vind de aanbestedingen heel leuk. Het is eigenlijk wat droge stof, maar het was een hele klus om het onder de knie te krijgen en nu besef ik hoe belangrijk het is en vind ik het erg leuk om te doen. Het is een systeem dat ik in de gaten houd en niemand anders. Laatst hebben we een belangrijke aanbesteding gekregen in Amsterdam; een erg leuke ervaring.” 

Belang van het werk 

De afwisseling van het werk spreekt Koen het meest aan. Hij merkte dit vooral doordat hij eerst parttime werkte voor alleen zijn eigen regio en nu meer diversiteit ervaart. “Wat voor mij heel vanzelfsprekend was, kon ik nu aan andere mensen gaan uitleggen. Ik had eerder het gevoel aan de zijlijn te staan en vroeg me af wat onze rol nu echt was en onze meerwaarde. Op het moment dat ik het anderen ging uitleggen, voelde ik steeds meer het belang van het werk.” 

Professionalisering 

“Wat ik ook doe is een stukje professionalisering van KlasseStudent. Ik heb er bijvoorbeeld voor gepleit dat alle groei-gerelateerde vragen naar één centraal persoon kunnen, in dit geval naar mij als kwaliteitsmanager. Een keer in de maand hebben we een meeting met alle managers. We zijn nu geen losse eilandjes meer, maar er is meer wisselwerking.”  

Een kritische blik 

Toen ik Koen vroeg waar hij trots op is binnen zijn werk, vertelde hij me dat hij kritisch kijkt naar de organisatie en op een constructieve manier feedback kan geven. Zo had hij wat moeite met de manier van acquisitiegesprekken voeren. “Eens in de zoveel tijd moesten we gaan zitten en ‘koud’” bellen. Dat voelde voor mij doelloos, want een school zit daar zelden op te wachten en je moet net geluk hebben dat ze op dat moment wel behoefte aan ondersteuning hebben. Inmiddels hebben we een nieuw systeem waarbij we meer warme leads krijgen. Dat werkt goed en de diversiteit aan klussen is groter. Er is nu een school die we gaan begeleiden met leerlingen met een visuele beperking tijdens examens. Studenten zijn flexibel, leergierig en willen een zakcentje verdienen. Zij staan open voor verschillende taken.  Het begeleiden van een visueel beperkte leerling is uitdagender dan vakken vullen.” 

Ambities 

Koen gaat binnenkort een reis maken van een aantal maanden, maar blijkt ook tot die tijd nog ambitieus te zijn.  
“Ik zou nog heel graag twee nieuwe scholen contracteren. Dan heb ik in de zomer vier en een half jaar voor KlasseStudent gewerkt en in totaal zeventien nieuwe scholen in de regio binnengehaald. Ik wil het gevoel hebben dat ik een nuttige toevoeging ben geweest.”